Man erhält eine E-Mail von der Personalabteilung mit einem Aktivierungslink für MyPrimobox, schiebt es auf den nächsten Tag und dann wird die E-Mail unter Dutzenden von Benachrichtigungen begraben. Ergebnis: Die Gehaltsabrechnung des Monats ist bereits in einem digitalen Tresor verfügbar, auf den man nie zugegriffen hat. Ein Konto bei MyPrimobox zu erstellen und zu aktivieren, dauert nur wenige Minuten, aber einige Punkte verdienen es, näher betrachtet zu werden, um späteren Zugangssperren vorzubeugen.
Digitaler Tresor MyPrimobox und einfacher Speicherplatz: eine technische Unterscheidung
MyPrimobox ist kein gemeinsames Verzeichnis und kein klassischer Drive. Die Plattform funktioniert wie ein digitaler Tresor, der den geltenden Vorschriften entspricht, was bedeutet, dass die vom Arbeitgeber hinterlegten Dokumente weder geändert noch gelöscht werden können, weder vom Arbeitnehmer noch vom Unternehmen selbst.
Diese Unterscheidung hat konkrete Auswirkungen: Ein einfacher Online-Speicher kann verschwinden, wenn der Anbieter seinen Dienst einstellt. Ein digitaler Tresor unterliegt festgelegten Aufbewahrungs- und Rückgaberegeln. Aus diesem Grund bleibt das Konto nach dem Verlassen des Unternehmens nutzbar, vorausgesetzt, man hat eine persönliche E-Mail-Adresse angegeben.
Ein praktischer Leitfaden auf Infos Décideur beschreibt das vollständige Verfahren zur Aktivierung des Mitarbeitertresors, insbesondere den Teil, der mit der Verknüpfung der persönlichen Adresse zusammenhängt.
Aktivierung des MyPrimobox-Kontos je nach erhaltenem Medium
Die Aktivierung folgt keinem einheitlichen Prozess. Alles hängt vom Medium ab, das der Arbeitgeber übermittelt: E-Mail oder Papierpost. Beide führen zum gleichen Ergebnis, aber die Schritte unterscheiden sich leicht.
Aktivierung per E-Mail
Der Arbeitgeber löst den Versand einer Aktivierungs-E-Mail an die berufliche (oder persönliche) Adresse des Arbeitnehmers aus. Diese E-Mail enthält einen klickbaren Link, der die Seite zur Erstellung des Passworts auf myprimobox.net öffnet.
- Auf den Link in der E-Mail klicken, bevor er abläuft (Frist im Nachricht überprüfen)
- Ein Passwort erstellen, das die auf dem Bildschirm angezeigten Kriterien erfüllt (Länge, Sonderzeichen)
- Eine persönliche E-Mail-Adresse angeben, um den Zugang nach einem möglichen Arbeitgeberwechsel zu behalten
- Den Verifizierungscode, der an diese persönliche Adresse gesendet wurde, bestätigen
Wenn die Aktivierungs-E-Mail nicht im Posteingang erscheint, überprüft man die Spam- und Promotions-Ordner. Bei vollständiger Abwesenheit muss die Personalabteilung des Unternehmens den Versand über ihre Primobox-Oberfläche erneut anstoßen.
Aktivierung per Papierpost
Einige Unternehmen senden einen Brief mit einer Benutzer-ID und einem vorläufigen Passwort. Man geht dann direkt auf myprimobox.net, gibt diese Informationen ein und folgt dem gleichen Prozess: Erstellung eines endgültigen Passworts und Hinzufügen einer persönlichen E-Mail-Adresse.
Der Papierbrief betrifft oft Arbeitnehmer, die keine berufliche E-Mail-Adresse haben oder deren Position keinen täglichen Computerzugang erfordert. Die Rückmeldungen zur Geschwindigkeit des Erhalts dieses Briefes variieren je nach Unternehmen.
Bestätigung per E-Mail-Code und Geräteerinnerung
Nach der ersten Anmeldung kann MyPrimobox einen Bestätigungscode, der per E-Mail gesendet wird, bei den folgenden Anmeldungen anfordern. Dieser Mechanismus zur Zwei-Faktor-Authentifizierung schützt den Zugang zu den Gehaltsabrechnungen und den im Tresor gespeicherten persönlichen Dokumenten.
Dieser Code wird nicht bei jeder Anmeldung verlangt. Die Plattform ermöglicht es, ein Gerät für 90 Tage zu speichern, was das erneute Eingeben des Codes bei jedem Besuch vermeidet. Die Bedingung: Während dieses Zeitraums dürfen keine Browserdaten (Cookies, Cache) gelöscht werden.
Eine Authentifizierung über eine mobile Anwendung ist ebenfalls als Alternative zum E-Mail-Code verfügbar. Diese Option eignet sich für Arbeitnehmer, die ihre Dokumente von einem Smartphone aus einsehen und einen schnelleren Zugang bevorzugen.
Widerspruchsrecht gegen die elektronische Gehaltsabrechnung
Die Aktivierung des MyPrimobox-Kontos bedeutet nicht, dass man auf jegliche Kontrolle über das Format seiner Gehaltsabrechnungen verzichtet. Der Arbeitnehmer behält das Widerspruchsrecht gegen die elektronische Gehaltsabrechnung. Das Unternehmen kann die Digitalisierung standardmäßig wählen, muss jedoch jeden Arbeitnehmer im Voraus informieren.
Im Falle einer Ablehnung ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Papierabrechnung auszustellen. Dieses Recht kann jederzeit ausgeübt werden, nicht nur bei der Aktivierung. Man kann also sein MyPrimobox-Konto erstellen, um auf andere HR-Dokumente (Bescheinigungen, Verträge) zuzugreifen und gleichzeitig die Beibehaltung der Gehaltsabrechnung im Papierformat zu verlangen.
Diese Möglichkeit ist oft unbekannt. Sie betrifft das gesamte System der Digitalisierung und nicht nur die technischen Modalitäten des Zugangs zur Plattform.
Zugang zu MyPrimobox nach dem Verlassen des Unternehmens behalten
Ein Punkt, den viele Arbeitnehmer zu spät entdecken: Das MyPrimobox-Konto und die darin enthaltenen Dokumente bleiben nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses zugänglich. Die archivierten Gehaltsabrechnungen verschwinden nicht mit dem Ausscheiden.
Damit diese Portabilität funktioniert, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein, bevor man das Unternehmen verlässt:
- Eine persönliche E-Mail-Adresse angegeben haben (nicht die berufliche Adresse, die deaktiviert wird)
- Seine Anmeldedaten unabhängig vom IT-System des ehemaligen Arbeitgebers notiert oder gespeichert haben
- Überprüfen, dass man sich von einem persönlichen Gerät aus anmelden kann, ohne das Netzwerk des Unternehmens zu nutzen
Wenn die Anmeldeadresse nur die berufliche Adresse ist, wird die Wiederherstellung des Kontos nach dem Ausscheiden kompliziert. Es ist besser, diese Einstellung bereits bei der Aktivierung zu ändern, anstatt sich am letzten Tag darum zu kümmern.
Der digitale Tresor soll den Arbeitnehmer während seiner gesamten Karriere begleiten, nicht nur während der Dauer eines Vertrags. Diese Logik der Portabilität rechtfertigt den anfänglichen Aufwand für die Konfiguration mit einer persönlichen Adresse und einem robusten Passwort.
